Skjemabasert saksbehandling/Levert og i drift
Manuelt skjema automatisert: 40 timer spart i uka
En lang, manuell skjemaprosess ble flyttet rett inn på nettsiden og koblet til en automatisk e-postflyt. Prosessen gikk fra å kreve en person i hvert ledd til å gå helt av seg selv.
- spart i uka
- 40 timerspart i uka
- manuelle overføringer mellom ledd
- 0manuelle overføringer mellom ledd
- bekreftelse til avsender
- Umiddelbarbekreftelse til avsender
Der tiden forsvant
Kunden hadde en prosess som startet med et skjema og fortsatte med mennesker. Skjemaet ble fylt ut, opplysningene ble lest, tastet inn på nytt et annet sted, videresendt til rett person og fulgt opp manuelt i hvert eneste ledd.
Det var ikke ett stort tidssluk, men mange små som lå etter hverandre. Til sammen bandt prosessen opp rundt 40 timer i uka. Det tilsvarer en full stilling som ikke gjorde annet enn å flytte informasjon fra ett sted til et annet.
Det vi bygde
Vi flyttet hele skjemaet inn på nettsiden og koblet det til en e-postflyt som overtar der et menneske før måtte inn. Innsendingen valideres med én gang, opplysningene havner i riktig format, og riktig mottaker får det de trenger automatisk.
Den som sender inn får bekreftelse umiddelbart, i stedet for å lure på om det kom fram i det hele tatt.
Før
- Skjemaet fylles ut og sendes inn på e-post
- Opplysningene leses og tastes inn på nytt et annet sted
- Saken videresendes manuelt til rett person
- Noen purrer når et felt mangler eller er uleselig
- Avsender ringer for å høre om det kom fram
Fem ledd som alle krevde et menneske
Etter
- Skjemaet fylles ut direkte på nettsiden
- Validering fanger mangler i det du sender
- Innsendingen går automatisk til rett mottaker
- Avsender får bekreftelse med én gang
Ingen av leddene krever at noen gjør noe
Skjemaet på nettsiden
Slik fungerer det
Skjemaet ligger der folk allerede er
Rett på nettsiden, uten nedlasting, utskrift eller vedlegg som skal sendes på e-post.
Validering med én gang
Mangler og feil fanges opp i det skjemaet sendes inn, ikke tre dager senere når noen skal behandle det.
Automatisk til riktig mottaker
Hver innsending går videre i riktig format til den som skal ha den, uten at noen taster den inn på nytt underveis.
Bekreftelse tilbake til avsender
Avsenderen vet at innsendingen kom fram, og slipper å ta kontakt for å høre om den er mottatt.
Hva de sitter igjen med
Prosessen som før krevde en person i hvert ledd går nå av seg selv. De 40 timene i uka som gikk med til å flytte informasjon manuelt, ble frigjort til arbeid som faktisk krever et menneske.
40 timer i uka tilbake, og en prosess som ikke lenger stopper opp når noen er syk eller på ferie.
Teknologi i prosjektet
- Skjema på nettside
- Automatisert e-postflyt
- Validering av innsending
- Integrasjon mot eksisterende rutiner
Samme oppskrift, andre bransjer
Prinsippet gjelder enhver prosess som starter med et skjema og fortsetter med mennesker. Er det mange ledd, og lite i dem som faktisk krever skjønn, er gevinsten som regel stor.
- Advokatkontor: klientregistrering, konfliktsjekk og oppdragsbekreftelser.
- Revisjon og regnskap: innhenting av bilag, dokumentasjon og signaturer fra kunder.
- Rådgivning: onboarding av nye kunder, fra forespørsel til signert avtale.
- Bransjeorganisasjoner: søknader, innmeldinger og avviksrapportering.